A célcsoport legyen konkrét
A mindenkin segítünk mondat helyett írjuk le, kiket ér el a program, milyen helyzetben vannak, és milyen igényre válaszolunk. Egy kisebb, pontosan körülírt célcsoport gyakran jobban tervezhető feladatot ad, mint egy kapacitáshoz nem igazított, nagyon tág vállalás.
Válasszuk külön a tevékenységet és az eredményt
A foglalkozás megtartása tevékenység. A résztvevők száma közvetlen teljesítési adat. Az, hogy a résztvevő később önállóbban tud egy feladatot elvégezni, már változásra utalhat. Nem minden projekt képes minden változást bizonyítani; csak olyan állítást tervezzünk, amelyhez valóban gyűjthető megfelelő információ.
Egy mutatóhoz tartozzon gyűjtési módszer
Tisztázzuk előre, ki és mikor rögzíti az adatot, valamint hogyan kerülhető el a többszörös számlálás. Például négy alkalom húsz részvétellel nyolcvan megjelenést jelenthet, de nem feltétlenül nyolcvan különböző embert. A két adatot a beszámolóban is eltérő néven érdemes kezelni.
A visszajelzés legyen arányos
Egy rövid, önkéntes visszajelző kérdéssor segíthet megérteni, mi volt hasznos a résztvevőknek. Ne kérjünk olyan személyes részleteket, amelyekre az értékeléshez nincs szükség. A beszámolóhoz összesített, az egyes embereket nem azonosító megállapításokat is lehet használni; a konkrét adatkezelést külön kell megtervezni.
A vállalás illeszkedjen a csapathoz
A célérték mögé kerüljön helyszín, eszköz, idő és felelős. Ha a terv csak ideális körülmények között teljesíthető, érdemes szűkíteni. A pályázatban előírt mutatók és igazolások mindig külön ellenőrzést igényelnek; a belső tervezési módszer ezeket készíti elő.